Assistenz für die Geschäftsführung und das Team!

Damit wir uns in Ruhe um die Verkehrswende kümmern können:
Wir suchen die gute Seele für unser Büro – ab sofort oder später.

Assistenz für die Geschäftsführung und das Team (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit (mind. 20 Stunden/Woche).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ausschreibung als pdf-Download

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen aktiv die Geschäftsführung und das Projektteam der ivm und schaffen den Rahmen für einen zuverlässigen und reibungslosen Geschäftsablauf und übernehmen in diesem Zusammenhang allgemeine Aufgaben der Büroorganisation.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung in der Gesellschafterbetreuung.
• Sie übernehmen die Vorbereitung der Gremiensitzungen (Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung), sind für die Protokollerstellung sowie den fristgerechten Versand der Unterlagen verantwortlich.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung und die Projektleiter/innen bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und Fachveranstaltungen. Sie sind hier eigenständig für die Raumbuchung, Organisation von Einladung und Anmeldung sowie die Veranstaltungsorganisation vor Ort zuständig. Sie unterstützen zudem bei der Terminkoordination, Referentenanfragen, der Programmerstellung sowie bei der Protokollführung.
• Sie koordinieren eigenständig eingehende Anfragen unserer Gesellschafter, Auftragnehmer, Partner und sonstiger Dritter. Hierzu gehört auch die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die eigenständige Erledigung des allgemeinen Email- und Schriftverkehrs.
• Im Rahmen der allgemeinen Büroorganisation übernehmen Sie eigenständig die Optimierung der Dokumentation, Ablage (digital und in Papier) und Adressdatenverwaltung.
• Sie übernehmen eigenständig die Beauftragung von externen Dienstleistungen und Lieferanten für unser Büro.
• Sie übernehmen ferner die Terminkoordination und die Buchung von Dienstreisen.
• Sie übernehmen Aufgaben in der vorbereitenden Finanzbuchhaltung an der Schnittstelle zu unserem Steuerberater.
• Zur Unterstützung der Projektteams übernehmen Sie auch die Erstellung und den Versand von Verträgen und Datenschutzunterlagen, pflegen Interessentenliste und übernehmen den Materialversand (z.B. für das Schulisches Mobilitätsmanagement).
• Sie unterstützen zudem bei der Durchführung von Aktionen und Wettbewerben wie z.B. dem Schulradeln und der Organisation unseres ivm-Standes auf Veranstaltungen.

Ihre Qualifikation:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar.
• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang in MS-Office (Word, Excel und Powerpoint) sowie Outlook.
• Sie können Sachverhalte schnell erfassen und klar strukturieren, haben ein sicheres Auftreten, guten schriftlichen und mündlichen Ausdruck in deutscher Sprache sowie die Fähigkeit im Rahmen der Gesellschafterbetreuung unser Unternehmen kompetent auch nach außen zu vertreten.
• Sie zeichnen sich durch Teamgeist, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Qualitätsbewusstsein aus.
• Da unsere Arbeit eng mit kommunalpolitischen Themen verbunden ist, ist ein grundlegendes Interesse am allgemeinen Tagesgeschehen in unserer Region wünschenswert.
• Und: Sie haben Spaß an eigenverantwortlicher Arbeit in einem kleinen, motivierten Team!

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer öffentlichen Gesellschaft mit insgesamt 10-12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit mit einem Umfang von mind. 20 Stunden/Woche zu besetzen. Wir bieten eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit, die bei Teilzeit auf mindestens vier Arbeitstage in der Woche zu verteilen ist. Im Rahmen der Beschäftigung erhalten Sie eine Ihrer Qualifikation entsprechende Vergütung. Die Gehaltsstruktur orientiert sich an der Gehaltsstruktur des öffentlichen Dienstes, auch wenn die ivm nicht einem Tarifvertrag angegliedert ist. Das Gehalt wird in 12 gleichen Monatsraten gezahlt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten ein RMV-Jobticket, welches verbundweit gültig ist.

Ihr Arbeitsort ist am Sitz der Gesellschaft in Frankfurt am Main.

Wir sind bestrebt den Frauenanteil im Unternehmen zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins senden Sie bitte per Email als PDF an jobs@ivm-rheinmain.de

oder

per Post an die

ivm GmbH, Bessie-Coleman-Str. 7, 60549 Frankfurt am Main

Bitte beachten Sie, dass bei Bewerbungen per Email alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Größe von maximal 5 MB zusammengefasst sein müssen.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Mühlhans (Tel.-Nr. 069/660759-0).

 

Weitere Informationen zu unserer Gesellschaft und unseren Aufgaben finden Sie unter: www.ivm-rheinmain.de